Τα έγγραφα μπορούν να υπογραφούν με διάφορους τρόπους. Ο σχεδιασμός του εξαρτάται από τον τύπο του εγγράφου και καθορίζεται από τα κρατικά πρότυπα για την τεκμηρίωση διαχείρισης και τους ομοσπονδιακούς νόμους.
Οι λέξεις "υπογραφή" και "λίστα" είναι παρώνυμα, δηλαδή λέξεις της ίδιας ρίζας, παρόμοιες στον ήχο. Μια υπογραφή είναι μια χειρόγραφη ορθογραφία ενός επωνύμου, ένα προσωπικό σημάδι για την πιστοποίηση ενός εγγράφου, είναι τόσο ξεχωριστό όσο ένα δακτυλικό αποτύπωμα. Χωρίς υπογραφή, το έγγραφο θεωρείται άκυρο. Η ζωγραφική, από την άλλη πλευρά, είναι μια διακοσμητική ή οικόπεδο που διακοσμεί τοίχους, πιάτα, υφάσματα και ούτω καθεξής. Για παράδειγμα, ζωγραφική "υπό Khokhloma". Η έκφραση "υπό υπογραφή" στη νομοθεσία χρησιμοποιείται με την έννοια του ρήματος "σύμβολο". Ένα τηλεομοιοτυπία (fac simile - κάνει κάτι τέτοιο) είναι μια σφραγίδα, ένα κλισέ, με τη βοήθεια του οποίου αναπαράγεται η χειρόγραφη υπογραφή ενός ατόμου που υπογράφει πολλά έγγραφα. Είναι σίγουρη για μεγάλο όγκο από εκείνα τα έγγραφα που δεν συνεπάγονται υλική ευθύνη - πιστοποιητικά, επιστολές. Η τηλεομοιοτυπία είναι σε ζήτηση σε εταιρείες με μεγάλη ροή εργασίας, όπου ο διαχειριστής δεν είναι σε θέση να βάλει προσωπική υπογραφή σε όλα τα χαρτιά. Σύμφωνα με τον αστικό κώδικα της Ρωσικής Ομοσπονδίας, τα έγγραφα τηλεομοιοτυπίας έχουν νομική ισχύ. Το φαξ δεν συνιστάται για χρήση σε επίσημα έγγραφα. Απαγορεύεται από το νόμο να τοποθετούνται κλισέ σε ορισμένα έγγραφα αυστηρής αναφοράς. Το άτομο βάζει προσωπικά την υπογραφή στο έγγραφο. Ένα τηλεομοιοτυπία μπορεί να παραδοθεί από οποιοδήποτε άτομο εξουσιοδοτημένο να κάνει μια τέτοια ενέργεια. Η διαδικασία αποθήκευσης και χρήσης κλισέ σε έναν οργανισμό ορίζεται συνήθως σε μια τοπική πράξη - κανονισμοί, οδηγίες. Καθορίζει μια λίστα με έγγραφα στα οποία μπορούν να τοποθετηθούν φαξ και προσδιορίζει ένα άτομο ή μια ομάδα ατόμων των οποίων τα καθήκοντα περιλαμβάνουν τη διασφάλιση της ασφάλειας του κλισέ και της χρήσης του. Επιπλέον, ορίζεται ευθύνη για παραβίαση αυτής της παραγγελίας. Με την ανάπτυξη της ηλεκτρονικής τεχνολογίας, εμφανίστηκε μια ηλεκτρονική υπογραφή. Ένα ψηφιακό έγγραφο υπογεγραμμένο με μια τέτοια υπογραφή αναγνωρίζεται σε περιπτώσεις όπου δεν απαιτείται η σύνταξη ενός εγγράφου σε χαρτί. Τα ζητήματα της χρήσης ηλεκτρονικών υπογραφών ρυθμίζονται από τον ομοσπονδιακό νόμο «Σχετικά με τις ηλεκτρονικές ψηφιακές υπογραφές».
