Τα αρχειακά ιδρύματα όχι μόνο αποθηκεύουν έγγραφα, αλλά παρέχουν επίσης στους πολίτες πρόσβαση σε αρχειακές πληροφορίες. Ένας από τους τρόπους επίτευξης αυτής της δυνατότητας είναι η πρόσβαση σε αρχειοθετημένα έγγραφα στις αίθουσες ανάγνωσης. Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά σε ποιοι μπορούν να επισκεφθούν τα αναγνωστικά δωμάτια και πώς λειτουργούν.
Απαιτούνται αίθουσες ανάγνωσης στα ιστορικά αρχεία της πολιτείας, ώστε οι επισκέπτες να μπορούν να εργαστούν με έγγραφα. Κατά κανόνα, οι ερευνητές συνεργάζονται με έγγραφα για τη σύνταξη επιστημονικών εργασιών, άρθρων, βιβλίων, καθώς και εκείνων που συντάσσουν γενεαλογικά δέντρα.
Για να φτάσετε στην αίθουσα ανάγνωσης, πρέπει να έρθετε στο αρχείο με δελτίο ταυτότητας (διαβατήριο, άδεια οδήγησης), να συμπληρώσετε μια αίτηση και μια αίτηση που να υποδεικνύει το θέμα της εργασίας. Τώρα, σε πολλά αρχεία, αυτό μπορεί να γίνει μέσω e-mail, στέλνοντας σαρωμένα έγγραφα και όταν επισκέπτεστε την αίθουσα ανάγνωσης, πρέπει να τα παρέχετε στην αρχική τους μορφή.
Όσοι αναζητούν συγγενείς, πληροφορίες για τις οποίες είναι απαραίτητες τα τελευταία 75 χρόνια, πρέπει να έχουν έγγραφα που να αποδεικνύουν συγγένεια μαζί τους. Έτσι, εάν χρειάζεστε πληροφορίες σχετικά με την ένταξη στο Komsomol του παππού σας από την πλευρά του πατέρα σας, τότε πρέπει να έχετε μαζί σας τα έγγραφα του πατέρα σας και τα έγγραφά σας (πιστοποιητικό γέννησης, διαβατήρια με τα οποία μπορείτε να εντοπίσετε το επώνυμο, καθώς και πιστοποιητικό γάμου για γυναίκες). Επιπλέον, ένας υπάλληλος της αίθουσας ανάγνωσης πρέπει να εξοικειώσει τους επισκέπτες με τους κανόνες εργασίας.
Μετά τη γραφική εργασία στην αίθουσα ανάγνωσης, στον επισκέπτη παρέχονται οδηγοί και άλλα μεθοδολογικά βοηθήματα: λίστες, μητρώα αποθεμάτων, ευρετήρια, κατάλογοι) Στη συνέχεια ο χρήστης είναι ήδη εξοικειωμένος με τα αποθέματα των κεφαλαίων.
Το αρχείο αρχειοθέτησης είναι ένας κατάλογος αρχειοθέτησης που περιέχει μια συστηματοποιημένη λίστα μονάδων αποθήκευσης του ταμείου αρχειοθέτησης, τη συλλογή και προορίζεται για τη λογιστική τους και την αποκάλυψη περιεχομένου.
Ο επισκέπτης συντάσσει ένα αίτημα στο οποίο δηλώνει τις επιλεγμένες περιπτώσεις. Τα όρια του αριθμού των περιπτώσεων καθορίζονται από τα αρχεία σύμφωνα με τους κανόνες εργασίας. Ο ερευνητής δεν θα μπορεί να λάβει τα αρχεία αμέσως, αλλά μετά το χρονικό διάστημα που καθορίζεται επίσης από τους κανόνες του αρχείου. Συνήθως η χρονική περίοδος είναι 1 έως 3 ημέρες. Το γεγονός είναι ότι χιλιάδες έγγραφα αποθηκεύονται στα αρχεία και είναι απλώς αδύνατο να τα παραλάβετε γρήγορα. Οι θήκες αποθηκεύονται σε μεγάλα αρχεία, τα οποία μπορεί ακόμη και να βρίσκονται σε διαφορετικά κτίρια, εάν το αρχείο έχει πολλά κτίρια. Επομένως, χρειάζεται χρόνος για την εύρεση υποθέσεων. Επιπλέον, οι υπάλληλοι, πριν από την έκδοσή τους, πρέπει να εξετάσουν κάθε φύλλο περίπτωσης ανά σελίδα και να καταγράψουν την παρουσία όλων των εγγράφων. Μόνο μετά από αυτό θα μπορέσουν να μπουν στην αίθουσα ανάγνωσης.
Πρέπει επίσης να είστε προετοιμασμένοι για το γεγονός ότι ορισμένα έγγραφα ενδέχεται να είναι κλειστά για τους χρήστες. Αυτό οφείλεται στο απόρρητο ορισμένων πληροφοριών (κρατικά μυστικά, προσωπικές πληροφορίες κ.λπ.). Τα περιορισμένα έγγραφα μπορούν να προβληθούν μόνο από το προσωπικό του αρχείου. Εάν ο ερευνητής χρειάζεται ορισμένες πληροφορίες από τέτοια έγγραφα, μπορεί να παραγγείλει ένα πιστοποιητικό (κοινωνικο-νομική ή θεματική έρευνα), το οποίο θα εκτελεστεί εντός του καθορισμένου χρονικού πλαισίου.
Επιπλέον, μερικές φορές ο περιορισμός μπορεί να αποδοθεί στην κακή φυσική κατάσταση του εγγράφου.
Αφού εκδοθεί στην αίθουσα ανάγνωσης, ο ερευνητής έχει το δικαίωμα να εργαστεί με έγγραφα, να κάνει αποσπάσματα από αυτά. Η αντιγραφή (φωτογράφηση, σάρωση, φωτοτυπία), κατά κανόνα, είναι μια υπηρεσία επί πληρωμή.
Αφού ο ερευνητής έχει κάνει την απαραίτητη εργασία, τα αρχεία παραδίδονται στον υπάλληλο της αίθουσας ανάγνωσης, ο οποίος τα μεταφέρει στο χώρο αποθήκευσης του αρχείου. Οι αρχειοθέτες ελέγχουν την παρουσία και την κατάσταση των εγγράφων μία σελίδα κάθε φορά και στη συνέχεια τα τοποθετούν στη θέση τους.
Έχουν αναπτυχθεί ορισμένοι κανόνες σχετικά με το τι μπορεί και τι μπορεί να γίνει στην αίθουσα ανάγνωσης. Έτσι, για παράδειγμα, απαγορεύεται αυστηρά να φέρετε φαγητό στην αίθουσα ανάγνωσης, να έρθετε σε εξωτερικά ρούχα, με μεγάλες τσάντες και συσκευασίες. Είναι καλύτερα να δουλεύετε με έγγραφα με γάντια - με αυτόν τον τρόπο μπορείτε να παρατείνετε την ασφάλειά τους και να προστατευτείτε από τη σκόνη. Το γεγονός είναι ότι μετά την ανατροπή με τα δάχτυλά σας, ίχνη με λιπαρά ιδρώτα στο χαρτί παραμένουν στα φύλλα, γεγονός που το καταστρέφει επίσης. Δεν μπορείτε, φυσικά, να σκίσετε τα φύλλα, να τα σκίσετε από τη θήκη, να τα γράψετε. Σε τελική ανάλυση, κάθε αρχειακό έγγραφο περιέχει ένα ιστορικό. Είναι μοναδικός στον εαυτό του. Όσο περισσότερο αποθηκεύουμε έγγραφα, τόσο περισσότερο μπορούν να μας εξυπηρετήσουν προς όφελός μας.
