Σήμερα, όταν πολλές από τις ρωσικές επιχειρήσεις έχουν επιχειρηματικούς εταίρους στο εξωτερικό, η ανταλλαγή αντιπροσωπειών έχει γίνει ο κανόνας. Αυτό βοηθά να εξοικειωθείτε με την παραγωγή επί τόπου, να εξοικειωθείτε προσωπικά με όσους εργάζονται, να αξιολογήσετε την κατάσταση και να επιλύσετε γρήγορα επιχειρηματικά ζητήματα. Όταν συναντάτε μια αντιπροσωπεία, υπάρχουν ορισμένα οργανωτικά θέματα που πρέπει να λάβετε υπόψη.
Οδηγίες
Βήμα 1
Στο στάδιο της προετοιμασίας, συζητήστε το μέγεθος της αντιπροσωπείας, λαμβάνοντας υπόψη ότι τα ζητήματα εργασίας επιλύονται όσο πιο γρήγορα, τόσο μικρότερο είναι. Επίσης, επιλέξτε τη σειρά των πλευρών σας έτσι ώστε ο αριθμός των συμμετεχόντων να είναι περίπου ο ίδιος με τον αριθμό αυτών που θα συναντήσετε. Συζητήστε σε ποια γλώσσα θα διεξαχθούν οι διαπραγματεύσεις και προετοιμάστε έναν διερμηνέα ακόμη και αν οι επισκέπτες έρχονται με τη δική τους.
Βήμα 2
Μάθετε για τα θέματα που είναι ικανά να επιλύσουν αυτό ή εκείνο το μέλος της αντιπροσωπείας, καθώς στη Δύση τηρείται αυστηρά η υπαγωγή. Θα πρέπει να απευθυνθείτε σε έναν από τους επισκέπτες για να είστε σίγουροι ότι, σύμφωνα με τα καθήκοντά του, έχει το δικαίωμα να παρέχει πληροφορίες.
Βήμα 3
Συζητήστε εκ των προτέρων τα ζητήματα που θα πρέπει να επιλυθούν και προετοιμάστε όλα τα υλικά που ενδέχεται να απαιτηθούν. Συζητήστε ποια έγγραφα θα υπογραφούν μετά το τέλος των διαπραγματεύσεων. Συμφωνείτε σε ένα πρόγραμμα - τι ώρα θα ξεκινήσουν, πόσο θα διαρκέσουν και πότε θα υπάρξουν διαλείμματα.
Βήμα 4
Εάν η αντιπροσωπεία διευθύνεται από ένα αρκετά σημαντικό άτομο, στείλτε την πρόσκληση το συντομότερο δυνατό για να τονίσετε τον σεβασμό και να αυξήσετε την πιθανότητα να πραγματοποιηθεί η επίσκεψη και ότι το άτομο αυτό δεν θα έχει προγραμματίσει άλλες συναντήσεις κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Βήμα 5
Ετοιμάστε μια ξεχωριστή, άνετη αίθουσα συσκέψεων, βεβαιωθείτε ότι κάθε συμμετέχων στη σύσκεψη διαθέτει ένα άνετο μέρος. Απολαύστε αναψυκτικά, καφέ, μπισκότα και όμορφα πιάτα. Μην ξεχάσετε να βάλετε σταχτοδοχεία αν δεν σας πειράζει, ώστε όσοι είναι παρόντες να ανάψουν ένα τσιγάρο κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Βήμα 6
Συμφωνήστε εάν θα είναι απαραίτητο να καταγραφούν οι διαπραγματεύσεις, πρέπει να δοθεί η συγκατάθεση και από τα δύο μέρη. Βεβαιωθείτε ότι οι επισκέπτες κάθονται μπροστά στην πόρτα, αυτό το ψυχολογικό κόλπο θα τους κάνει να νιώσουν πιο χαλαροί. Και βεβαιωθείτε ότι δεν αποσπούν την προσοχή σας από τηλεφωνήματα κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Βήμα 7
Είναι καλύτερο για ένα όμορφο και χαμογελαστό κορίτσι να συναντηθεί με την αντιπροσωπεία και να τη μεταφέρει στον τόπο των διαπραγματεύσεων. Μπορεί να περιμένει επισκέπτες στο λόμπι του κτηρίου όπου θα διεξαχθούν οι διαπραγματεύσεις. Όταν οι προσκεκλημένοι φτάνουν στο σημείο συνάντησης, είναι απαραίτητο να εισαχθούν αμέσως και οι δύο αντιπροσωπείες, έτσι ώστε όσοι θέλουν να καθίσουν δίπλα τους μπορούν να το κάνουν.
