Σε πολλές περιπτώσεις, πρέπει να γράψετε επίσημες επιστολές προσφυγής σε ορισμένες αρχές. Σήμερα, πολλά από αυτά αποστέλλονται ηλεκτρονικά, αν και οι κανόνες για τη σύνταξη παραμένουν οι ίδιοι όπως και με τις φυσικές εκδόσεις. Λοιπόν, πώς πρέπει να συντάξετε σωστά τέτοια έγγραφα;
Οδηγίες
Βήμα 1
Ξεκινήστε καθορίζοντας τη θέση και το όνομα του παραλήπτη. Για παράδειγμα: "Στον επικεφαλής μηχανικό του JSC Polad Ivanov SS". Στη συνέχεια, γράψτε την ένστασή σας στο επάνω μέρος της επιστολής. Συνήθως ξεκινά με τη λέξη "Αγαπητέ". Έπειτα έρχεται το πλήρες όνομα και η πατρονική του παραλήπτη. Μπορείτε επίσης να γράψετε "Αγαπητέ κύριε Ιβάνοφ" χωρίς να αναφέρετε το όνομά του. Η διεύθυνση πρέπει να βρίσκεται ακριβώς στη μέση.
Βήμα 2
Γράψτε ένα προοίμιο στην επιστολή έφεσης. Αναφέρατε σαφώς και συνοπτικά τους λόγους και τον σκοπό αυτής της επιστολής. Ο παραλήπτης αυτής της παραγράφου πρέπει να κατανοήσει ολόκληρη την ουσία της επιστολής. Για παράδειγμα, ξεκινήστε έτσι: "Σας γράφω για τη μη ικανοποιητική ποιότητα των ρουλεμάν που μας στέλνετε από … έως …".
Βήμα 3
Συμπληρώστε το κύριο σώμα της επιστολής. Κατά κανόνα, αποτελείται από δύο έως τέσσερις παραγράφους, οι οποίες εκφράζουν ανησυχία για το ζήτημα που περιγράφεται στο προοίμιο. Επίσης, σε αυτό το μέρος, δηλώστε όλες τις σκέψεις σας σχετικά με αυτό το θέμα και για μια πιθανή λύση στο πρόβλημα. Αναφέρετε ποιες συγκεκριμένες ενέργειες πρέπει να λάβει ο παραλήπτης για την επίλυση αυτού του ζητήματος στο εγγύς μέλλον. Χρησιμοποιήστε σαφείς προθεσμίες, αριθμούς και προτάσεις.
Βήμα 4
Γράψτε ένα συμπέρασμα. Σε αυτό το μέρος, διατυπώστε την περίληψη ολόκληρης της επιστολής έφεσης. Παράδειγμα: "Είμαι βέβαιος ότι θα επιλύσετε αυτήν τη δυσάρεστη κατάσταση και στο εγγύς μέλλον η συνεργασία μας θα είναι η ίδια όπως πριν."
Βήμα 5
Βάλτε μια επίσημη υπογραφή, η οποία αποτελείται από τον τίτλο της θέσης, καθώς και το πλήρες όνομά σας. Συνήθως προηγείται: "Με σεβασμό το δικό σας", "Με εκτίμηση", "Με ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία" κ.λπ. Επιλέξτε ανάλογα με την κατάσταση.
Βήμα 6
Δημιουργήστε ένα σενάριο ή ένα σενάριο. Αυτό το μικρό τμήμα βρίσκεται ακριβώς κάτω από την υπογραφή. Χρησιμοποιείται σπάνια με γράμματα αυτής της μορφής, αλλά μερικές φορές έχει και τη θέση του. Το γραπτό μήνυμα ενημερώνει τον παραλήπτη για κάποιο σημαντικό γεγονός στη ζωή της οργάνωσης του συντάκτη της επιστολής. Για παράδειγμα: "P. S. Θα ήθελα να σας ενημερώσω ότι το ποσοστό απορρίψεων σε μια παρτίδα πρώτων υλών που ελήφθη πριν από 2 ημέρες έχει αυξηθεί σε 19%!"
