Ορισμένα γράμματα τελειώνουν τόσο αόριστα ώστε ο παραλήπτης είναι μπερδεμένος: πρέπει να ξαναδιαβάσει το κείμενο για να κατανοήσει την ουσία. Λόγω έλλειψης χρόνου, ο παραλήπτης μπορεί να πετάξει το γράμμα ή να κάνει κάτι για να αποσπάσει τον εαυτό του και να μην βρει πλέον την κατάσταση που δηλώνεται. Ένα σαφές, συνοπτικό και ικανό τέλος δίνει έμφαση στον σεβασμό για τον αναγνώστη και βοηθά να ανταποκριθεί γρήγορα σε ένα αίτημα ή αίτημα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Δηλώστε τι θέλετε να πείτε σε τρία σημεία. Μπορεί να φαίνεται ότι οι σκέψεις παρουσιάζονται καθαρά, αλλά η αντίληψη των πληροφοριών εξαρτάται από την κατάσταση του αναγνώστη. Επομένως, διαβάστε ξανά το κείμενο και γράψτε ξεχωριστά τρεις κύριες σκέψεις. Αυτά μπορεί να είναι γεγονότα, ημερομηνίες, ονόματα κ.λπ. Δεν χρειάζονται συναισθήματα εδώ, γράψτε εν συντομία, με λίγα λόγια, γιατί απλά πρέπει να συνοψίσετε, να θυμάστε τα κύρια σημεία.
Βήμα 2
Σημειώστε τρεις ενέργειες για τον παραλήπτη του email. Οι αντιδράσεις των ανθρώπων μπορεί να είναι απρόβλεπτες. Φαίνεται ότι είναι δυνατόν να αντιδράσει κατηγορηματικά στις πληροφορίες που παρουσιάζονται, αλλά ένα άτομο το κάνει ανάλογα με τις μεμονωμένες συνήθειες και προθέσεις. Εάν δεν δηλώνετε με σαφήνεια τι περιμένετε από τον αναγνώστη, δεν θα καταλάβει ή θα πει ότι δεν κατάλαβε.
Βήμα 3
Τακτοποιήστε τη λίστα από τα προηγούμενα βήματα με φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας. Η λήξη της επιστολής μοιάζει μερικές φορές με την τελευταία λέξη στη δικαστική σύνοδο: η εντύπωση του παραλήπτη της επιστολής, τα συμπεράσματα και οι συνέπειες εξαρτώνται από αυτό. Καταργήστε στοιχεία από τη λίστα που μπορούν να παραλειφθούν χωρίς να διακυβεύεται η σημασία του μηνύματος. Τοποθετήστε την υπόλοιπη σύντομη λίστα στο τέλος της επιστολής, έτσι ώστε ο αναγνώστης να μην χάσει τίποτα.
Βήμα 4
Υποδείξτε το χρονικό πλαίσιο. Εάν περιμένετε μια αντίδραση στην επιστολή, να είστε συγκεκριμένοι σχετικά με τις προσδοκίες σας. Μερικά άτομα έχουν την τάση να καθυστερούν μέχρι το τελευταίο, επομένως ο καθορισμός μιας συγκεκριμένης ώρας μπορεί να μην είναι περιττός.
Βήμα 5
Αφήστε τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Ο ανταποκριτής σας θα πρέπει να μπορεί να βρει γρήγορα το τηλέφωνό σας. Προβλέψτε τέτοιες καταστάσεις και, για κάθε περίπτωση, συμπεριλάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες στην επιστολή, ακόμα κι αν είστε βέβαιοι ότι ο παραλήπτης τις έχει.
Βήμα 6
Να είστε ευγενικοί, να πείτε κάτι ωραίο, σας ευχαριστώ για το χρόνο σας. Ο παραλήπτης θα αντιδράσει πιο πρόθυμα και θα έρθει σε επαφή πιο γρήγορα εάν το γράμμα τον ευχαριστήσει ή τον κρατήσει από δυσάρεστες εμπειρίες.
Βήμα 7
Φροντίστε να υπογράψετε το μήνυμα με το όνομά σας: δημιουργεί την αίσθηση της πραγματικής επικοινωνίας. Είναι σημαντικό για το άτομο να επικεντρωθεί στην απάντηση και να το λάβει με υπευθυνότητα. Δείξτε το παράδειγμα και οι άνθρωποι θα σας συμπεριφέρονται με τον ίδιο τρόπο.
