Σήμερα, τα γράμματα γίνονται ήδη σπάνια και παρελθόν. Ωστόσο, αυτό δεν ισχύει για την αλληλογραφία των επιχειρήσεων. Μια επίσημη επιστολή είναι ένα έγγραφο με τη βοήθεια του οποίου δημιουργούνται επαφές και καταγράφονται όλα τα κύρια στάδια των επιχειρηματικών σχέσεων. Η ικανότητα να γράφετε σωστά ένα επιχειρηματικό μήνυμα αντανακλά τα προσόντα του αντιπάλου και ολόκληρης της εταιρείας.
Είναι απαραίτητο
- - ένα κομμάτι χαρτί
- - στυλό ή υπολογιστή με εκτυπωτή
Οδηγίες
Βήμα 1
Χρησιμοποιήστε επίσημο επιστολόχαρτο για την επιστολή της επιχείρησής σας. Ανεξάρτητα από το αν το έγγραφο είναι γραμμένο σε ηλεκτρονική μορφή ή με το χέρι, πρέπει να περιέχει το λογότυπο της εταιρείας αποστολής. Επιπλέον, το επιστολόχαρτο πρέπει να περιλαμβάνει αριθμούς τηλεφώνου, αριθμούς φαξ, ιστότοπους και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την ταχυδρομική διεύθυνση της εταιρείας. Μην ξεχάσετε να αφήσετε περιθώρια στα άκρα, τα οποία είναι απαραίτητα για να παρέχετε τη δυνατότητα αρχειοθέτησης στον φάκελο αρχειοθέτησης: 3 cm στην αριστερή πλευρά και 1,5 cm στα δεξιά.
Βήμα 2
Παραμείνετε σε ένα τυπικό στυλ κατά τη σύνταξη της επιστολής σας. Το επιχειρηματικό έγγραφο πρέπει να είναι ξεκάθαρο. Φροντίστε να συμπεριλάβετε το θέμα στο email σας. Μην χρησιμοποιείτε emoticon για επαγγελματική αλληλογραφία. Σε περίπτωση συνέχισης της αλληλογραφίας, είναι απαραίτητο να αφήσετε ένα γράμμα υπό μορφή αναφοράς, στην οποία γράφεται η απάντηση. Δεν είναι απαραίτητο να παραθέσετε ολόκληρο το κείμενο στο σύνολό του, μπορείτε να περιορίσετε τον εαυτό σας μόνο σε εκείνα τα τμήματα στα οποία συντίθενται οι απαντήσεις. Σε αυτήν την περίπτωση, θα είναι ευκολότερο για τον αντίπαλο να κατανοήσει τη σχέση μεταξύ της απάντησής σας και του γράμματός του.
Βήμα 3
Ξεκινήστε μια επαγγελματική επιστολή με μια ευγενική διεύθυνση, για παράδειγμα: "Αγαπητέ Ιβάν Πετρόβιτς!" Η προσφυγή πρέπει να επικεντρώνεται στη σελίδα. Το όνομα είναι γραμμένο πλήρως, η χρήση των αρχικών σε αυτήν την περίπτωση είναι απαράδεκτη. Ακολουθεί ένα εισαγωγικό μέρος, όπου ο σκοπός της επιστολής πρέπει να συνοψιστεί. Το κύριο σώμα του εγγράφου είναι η επόμενη ενότητα, η οποία περιγράφει λεπτομερώς τον τρόπο αντιμετώπισης των κύριων ζητημάτων. Το συμπέρασμα είναι μια σύνοψη, καθώς και μια έκκληση προς τον παραλήπτη με δήλωση των προσδοκιών του αποστολέα από τον παραλήπτη ή με μια συγκεκριμένη πρόταση για την επίλυση του ζητήματος που εξετάζεται στην επιστολή.
Βήμα 4
Να είστε όσο το δυνατόν πιο σωστοί στο τελευταίο μέρος. Ποτέ μην λαμβάνετε αποφάσεις για τον παραλήπτη σας. Καλύτερα να εκφράσω την ελπίδα ότι το πρόβλημα θα λυθεί με τον καλύτερο τρόπο κατά τη γνώμη σας. Είναι ανήθικο να βιαστεί ο παραλήπτης χρησιμοποιώντας λέξεις όπως "αμέσως" και "επειγόντως". Χρησιμοποιήστε μια πιο σωστή φόρμα: "Παρακαλώ δώστε μια απάντηση εντός τέτοιας περιόδου." Σε μια επαγγελματική επιστολή, η υπογραφή πρέπει να είναι σε τυπική μορφή. Για παράδειγμα: "Με εκτίμηση, Ivan Sergeevich Vasiliev." Συμπεριλάβετε επίσης τον τίτλο σας, τα στοιχεία επικοινωνίας και το όνομα της εταιρείας σας στην υπογραφή σας.
