Η επιχειρηματική αλληλογραφία είναι απαραίτητη συνιστώσα της παραγωγικής δραστηριότητας οποιουδήποτε οργανισμού, επιχείρησης, εταιρείας. Όπως κάθε άλλη διαδικασία, ρυθμίζεται. Ορισμένες απαιτήσεις επιβάλλονται στο περιεχόμενο και το σχεδιασμό μιας επίσημης επιστολής.
Οδηγίες
Βήμα 1
Πρώτα απ 'όλα, διαβάστε το GOST R 6.30-2003, το οποίο περιγράφει λεπτομερώς όλες τις απαιτήσεις για το σχεδιασμό ενός επίσημου γράμματος, έχουν οριστεί μεγέθη γραμματοσειρών και περιθώρια.
Βήμα 2
Γράψτε την επίσημη επιστολή στο επιστολόχαρτο του οργανισμού σας. Πρέπει να περιέχει το πλήρες όνομά του, τα τραπεζικά και νομικά στοιχεία, τους αριθμούς επικοινωνίας, την κανονική και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Βήμα 3
Στην επάνω δεξιά γωνία, αναφέρατε το επώνυμο, το όνομα και το πατρόνυμο του παραλήπτη, τη θέση του και το όνομα του οργανισμού. Γράψτε τη λεπτομερή ταχυδρομική διεύθυνση του οργανισμού παραλήπτη, βεβαιωθείτε ότι έχετε δηλώσει το ευρετήριο.
Βήμα 4
Στο επάνω αριστερό πεδίο, υπάρχει συνήθως μια θέση για τον εξερχόμενο αριθμό εγγραφής αυτής της επιστολής και την ημερομηνία εγγραφής της. Θα πρέπει επίσης να γράψετε το θέμα της επιστολής εκεί. Θα πρέπει να αναφέρεται σε σύντομη μορφή, σε μία πρόταση. Ο καθορισμός του θέματος θα βοηθήσει τον παραλήπτη σας να προσδιορίσει γρήγορα την εκτέλεση της επιστολής και να αποφασίσει ποιος θα του αναλάβει την προετοιμασία των υλικών για αυτήν και την απάντηση.
Βήμα 5
Οποιαδήποτε επιστολή, ακόμη και επίσημη, αρχίζει με ένα χαιρετισμό. Είναι επιθυμητό να περιέχει το πλήρες όνομα και την αρμονία του παραλήπτη. Ξεκινήστε τον χαιρετισμό σας με τη λέξη "Αγαπητέ". Το όνομα και το πατρόνυμο του παραλήπτη, εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με αυτόν, μπορείτε πάντα να το βρείτε στο Διαδίκτυο ή να καλέσετε την εταιρεία στην οποία εργάζεται. Μην παραμελείτε αυτό το μικροπράγμα, καθώς είναι σημαντικό για εσάς από την πρώτη φράση να κερδίσετε το άτομο στο όνομα του οποίου γράφετε την επιστολή.
Βήμα 6
Στην πρώτη παράγραφο, πριν παρουσιάσετε το κύριο περιεχόμενο της επιστολής, κάντε μια σύντομη εισαγωγή - υπενθυμίστε στον παραλήπτη τις προηγούμενες περιστάσεις, παρέχετε στατιστικά στοιχεία ή άλλες βασικές πληροφορίες που θα είναι απαραίτητες για να κατανοήσει καλύτερα την ουσία του μηνύματός σας. Η πρώτη, εισαγωγική παράγραφος πρέπει να ξεκινά με τις λέξεις: "Ταυτόχρονα σας στέλνουμε …", "Σύμφωνα με τις συμφωνίες που επιτεύχθηκαν …" ή "Λόγω του γεγονότος ότι …", κ.λπ.
