Η γραφειοκρατία είναι άτομα που ασχολούνται επαγγελματικά με θέματα διαχείρισης και λαμβάνουν τις αποφάσεις των ανώτατων αρχών. Ακολουθούν σαφείς κανόνες και διαδικασίες στις δραστηριότητές τους. Ονομάζεται επίσης αυτός ο όρος
ένα σύστημα διαχείρισης βασισμένο σε φορμαλισμό και διοικητική γραφειοκρατία.
Για πρώτη φορά η έννοια της «γραφειοκρατίας» εμφανίστηκε το 1745. Ο Γάλλος οικονομολόγος Vincent de Gourne το ονόμασε αξιωματούχοι που αφαιρούν την πραγματική εξουσία από τον μονάρχη ή τον λαό. Αντιθέτως, ο Γερμανός κοινωνιολόγος Max Weber είδε στη γραφειοκρατία ένα απαραίτητο σύστημα διαχείρισης. Το κατάλαβε ως το ορθολογικό έργο των δομών, όπου κάθε στοιχείο λειτουργεί πιο αποτελεσματικά.
Υπήρχαν γραφειοκρατικές δομές ακόμη και στα πιο αρχαία κράτη. Η αρχαία Αίγυπτος και η Ρωμαϊκή Αυτοκρατορία διακρίθηκαν από την επαγγελματική διαχείριση. Στην Αυτοκρατορική Κίνα, υπήρχε μια περίπλοκη ιεραρχία αξιωματούχων διαφόρων τάξεων που ασκούσαν τεράστια εξουσία επί των θεμάτων τους. Στη Ρωσία τον 16ο αιώνα, άρχισαν να εμφανίζονται εξειδικευμένοι κυβερνητικοί φορείς, οι λεγόμενες «παραγγελίες». Οι μεταρρυθμίσεις του Πέτρου Α έδωσαν νέα ώθηση στην ανάπτυξη της γραφειοκρατίας. Αντικατέστησε τους κληρονομικούς μπούρους με επαγγελματίες υπαλλήλους. Εμφανίστηκε η Γερουσία, το υψηλότερο γραφειοκρατικό σώμα.
Η γραφειοκρατία προσπαθήθηκε επανειλημμένα να καταστρέψει στην εποχή των αστικών επαναστάσεων, αλλά ήταν αδύνατο να δημιουργηθεί ένα σύστημα διαχείρισης χωρίς επαγγελματισμό. Επομένως, οι γραφειοκρατικές δομές δεν διατηρούνται μόνο, αλλά και ενισχύονται ως αποτέλεσμα της αυξανόμενης πολυπλοκότητας των διαδικασιών διαχείρισης.
Η γραφειοκρατία είναι ένα πολύπλοκο κοινωνικό φαινόμενο και ο ρόλος του σε ένα δημοκρατικό σύστημα είναι διφορούμενος. Συνήθως αυτή η λέξη χρησιμοποιείται με αρνητική έννοια. Και στις περισσότερες περιπτώσεις αυτό ισχύει. Η γραφειοκρατία διακρίνεται από αναποτελεσματικότητα, ανικανότητα, γραφειοκρατία, χειραγώγηση, ανησυχία μόνο για τη δική τους ευημερία. Από την άλλη πλευρά, όλοι γνωρίζουν τη δύναμή του ως δομή που εφαρμόζει τις αποφάσεις των αρχών. Πολλοί βλέπουν τη γραφειοκρατία ως απειλή για τη δημοκρατική πολιτική δομή. Τείνει να μετατραπεί σε προνομιακό στρώμα, πολύ μακριά από τα συμφέροντα του όγκου του πληθυσμού. Αυτό εκδηλώνεται πιο ξεκάθαρα στις συνθήκες ενός ολοκληρωτικού καθεστώτος.
Ταυτόχρονα, η λογική γραφειοκρατία είναι μια από τις σημαντικότερες κοινωνικές εφευρέσεις του πολιτισμού. Κανένα σύγχρονο κράτος δεν μπορεί να κάνει χωρίς ένα ανεπτυγμένο σύστημα διαχείρισης. Χωρίς αυτήν, η κοινωνική ζωή θα σταματήσει απλώς. Απαιτείται μια ανεξάρτητη και ισχυρή γραφειοκρατία για την πρόληψη της διαφθοράς στην πολιτική, για τη διατήρηση πολλών δημοκρατικών διαδικασιών. Στο σύστημα των διευθυντικών σχέσεων, ο τόπος της γραφειοκρατίας μπορεί να οριστεί ως ενδιάμεσος μεταξύ του πληθυσμού και της πολιτικής ελίτ. Στις δραστηριότητές της, συνδέει αυτά τα δύο επίπεδα και συμβάλλει στην εφαρμογή των οδηγιών. Αυτός είναι ο ουσιαστικός ρόλος του στην κοινωνία και το κράτος.
