Ένα τηλεφωνικό μήνυμα είναι ένα σύντομο αλλά σημαντικό μήνυμα που αποστέλλεται μέσω τηλεφώνου. Έτσι, τις περισσότερες φορές ενημερώνουν για τη διεξαγωγή συναντήσεων, συνεδριών, συναντήσεων Το τηλεφωνικό μήνυμα μπορεί επίσης να περιέχει μια επείγουσα παραγγελία από το κεφάλι. Τα τηλεφωνικά μηνύματα εισέρχονται, τα οποία λαμβάνετε και τα εξερχόμενα, τα οποία μεταδίδετε. Και οι δύο τύποι έχουν παρόμοιο σχεδιασμό.
Οδηγίες
Βήμα 1
Στην επάνω αριστερή γωνία ενός φύλλου χαρτιού, τοποθετήστε το πλήρες όνομα του οργανισμού σας και, εάν είναι απαραίτητο, το όνομα της δομικής μονάδας, για παράδειγμα, "Διοίκηση της πόλης του Ν." και το Τμήμα Παιδείας.
Βήμα 2
Στην επάνω δεξιά γωνία, γράψτε τον παραλήπτη του τηλεφωνικού μηνύματος. Αναφέρετε τη θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του ατόμου: "Διευθυντής του σχολείου αριθ. 37 Ivanov II". Εάν υπάρχουν αρκετοί παραλήπτες, δεν είναι απαραίτητο να αναφέρετε τα επώνυμα: «Διευθυντές σχολείων στην πόλη του Ν.». Επισυνάψτε μια πλήρη λίστα φορέων στα οποία εστάλη στο τηλεφωνικό μήνυμα.
Βήμα 3
Δύο γραμμές παρακάτω, τοποθετήστε τη λέξη "Τηλεφωνόγραμμα" και τον αριθμό σειράς της. Για ένα εξερχόμενο τηλεφωνικό μήνυμα, αναφέρετε την ημερομηνία της σύνταξής του παρακάτω.
Βήμα 4
Στη συνέχεια ακολουθεί το πραγματικό κείμενο του τηλεφωνικού μηνύματος: «Στις 22 Φεβρουαρίου, στις 17.00, θα πραγματοποιηθεί συνάντηση στο τμήμα εκπαίδευσης για τη βελτίωση των δραστηριοτήτων των σχολείων της πόλης. Η παρακολούθηση των διευθυντών του σχολείου είναι απολύτως υποχρεωτική. Κατά την προετοιμασία του κειμένου ενός τηλεφωνικού μηνύματος, αποφύγετε λέξεις και φράσεις που είναι δύσκολο να κατανοηθούν από το αυτί και είναι δύσκολο να προφερθούν. Να θυμάστε ότι το μήνυμα πρέπει να είναι ενημερωτικό και σύντομο - όχι περισσότερες από 50 λέξεις.
Βήμα 5
Κατά τη μετάδοση ενός τηλεφωνικού μηνύματος, προφέρετε τις λέξεις με σαφήνεια, ιδίως διευθύνσεις, επώνυμα, ονόματα και πατρώνυμες ατόμων, ονόματα οδών, ημερομηνίες και ώρες των συμβάντων. Στο τέλος, φροντίστε να διαβάσετε ξανά το κείμενο και βεβαιωθείτε ότι ο συνομιλητής σας έγραψε τα πάντα σωστά. Ακούστε προσεκτικά κατά τη λήψη μηνύματος μέσω τηλεφώνου. Εάν έχετε απορίες, διευκρινίστε τις αμέσως.
Βήμα 6
Κάτω από το κύριο κείμενο είναι η θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του επικεφαλής που υπέγραψε το τηλεφωνικό μήνυμα: "Επικεφαλής του Τμήματος Παιδείας Petrov P. P." Το εξερχόμενο έγγραφο πρέπει επίσης να περιέχει την προσωπική του υπογραφή.
Βήμα 7
Στο κάτω μέρος της σελίδας, εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους που συνεργάστηκαν με το τηλεφωνικό μήνυμα. Συνήθως, η θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του ατόμου που έστειλε το μήνυμα, τον αριθμό τηλεφώνου του γραφείου του, καθώς και την ημερομηνία και την ώρα μετάδοσης τοποθετούνται στα αριστερά. Στα δεξιά υπάρχουν πληροφορίες για το άτομο που αποδέχθηκε το έγγραφο: θέση, επώνυμο και αρχικά, αριθμός τηλεφώνου, ημερομηνία και ώρα εισαγωγής.
Βήμα 8
Ένα εξερχόμενο τηλεφωνικό μήνυμα συντάσσεται σε ένα αντίγραφο και αποθηκεύεται σε έναν ειδικό φάκελο. Είναι καλύτερο να έχετε ένα εισερχόμενο μήνυμα σε δύο αντίγραφα: δίνετε το πρώτο στον διαχειριστή για περαιτέρω εργασία, το δεύτερο που τοποθετείτε σε ένα φάκελο για φύλαξη.
