Οι συνεντεύξεις τύπου αποτελούν σημαντικό στοιχείο των δραστηριοτήτων δημοσίων σχέσεων οποιασδήποτε εταιρείας. Χάρη σε αυτά, τα μέσα μαζικής ενημέρωσης και το ενδιαφερόμενο κοινό μπορούν να λάβουν ενημερωμένες πληροφορίες κυριολεκτικά από πρώτο χέρι από τους επίσημους εκπροσώπους ενός συγκεκριμένου οργανισμού και η διοίκηση των εταιρειών μπορεί να εκφράσει τη θέση τους για τα θέματα που είναι πιο σημαντικά για αυτούς. Όμως, προκειμένου η συνέντευξη τύπου να έχει πραγματικά καλά αποτελέσματα, πρέπει να είναι σωστά οργανωμένη.
Οδηγίες
Βήμα 1
Εάν έχετε την ευθύνη να οργανώσετε και να πραγματοποιήσετε συνέντευξη τύπου, πρώτα απ 'όλα, καθορίστε ποιος στόχος θέλετε να πετύχετε: πείτε για οποιαδήποτε επιτυχία της εταιρείας σας, τραβήξτε την προσοχή του κοινού σε κάποιο πρόβλημα, παρουσιάστε ένα συγκεκριμένο δημόσιο πρόσωπο σε μια νίκη, κ.λπ. Π. Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα μέρος και ώρα για τη συνέντευξη τύπου. Λάβετε υπόψη ότι αυτές οι δραστηριότητες γίνονται καλύτερα στο μέσο της εβδομάδας εργασίας (Τρίτη-Τετάρτη-Πέμπτη) το πρωί ή το απόγευμα, αλλά όχι αργότερα από τις 4 μ.μ.
Βήμα 2
Επιλέξτε ένα μέρος για να πραγματοποιήσετε συνέντευξη τύπου με βάση τις οργανωτικές δυνατότητες της εταιρείας σας και τον αριθμό των προγραμματισμένων προσκεκλημένων. Παρακαλώ σημειώστε ότι απαιτείται επαρκής θέση για τα μέλη του τύπου. Βεβαιωθείτε εκ των προτέρων ότι υπάρχουν μικρόφωνα στο δωμάτιο, οθόνες προβολής (εάν είναι απαραίτητο) και ελεύθερος χώρος για την εγκατάσταση τηλεοπτικών καμερών.
Βήμα 3
Δημιουργήστε μια λίστα μέσων και οργανισμών των οποίων οι εκπρόσωποι θα θέλατε να δείτε στην εκδήλωσή σας. Προετοιμάστε και στείλτε δελτία τύπου και προσκλήσεις τουλάχιστον δύο εβδομάδες πριν από την προγραμματισμένη εκδήλωσή σας. Συνιστάται, μετά την αποστολή των προσκλήσεων, να καλέσετε τους παραλήπτες αυτοπροσώπως και να μάθετε για την απόφασή τους να παρευρεθούν ή να μην παρευρεθούν στη συνέντευξη τύπου. Έτσι, δεν θα καθορίσετε μόνο τον αριθμό των μελλοντικών προσκεκλημένων, αλλά και επιπλέον θα υπενθυμίσετε για την εκδήλωσή σας εάν οι άνθρωποι το ξεχάσουν ή δεν έλαβαν το δελτίο τύπου σας
Βήμα 4
Προετοιμάστε το απαραίτητο υλικό παρουσίασης για όλους τους μελλοντικούς συμμετέχοντες στη συνέντευξη τύπου. Το κιτ ενός συμμετέχοντα περιλαμβάνει συνήθως ένα αντίγραφο του δελτίου τύπου, μια λίστα υπαλλήλων που θα μιλήσουν στη συνέντευξη τύπου με τα πλήρη ονόματα και τις θέσεις τους, μια ημερήσια διάταξη (σειρά και θέματα ομιλιών), διαφημιστικό και διαφημιστικό υλικό. Φαίνεται πολύ καλύτερα εάν όλο το υλικό παρουσίασης για κάθε συμμετέχοντα έχει σχεδιαστεί ως ένα σετ σε ένα εταιρικό φάκελο με το λογότυπο του οργανισμού.
Βήμα 5
Εάν σκοπεύετε να εισαγάγετε διαπίστευση για τους συμμετέχοντες, ενημερώστε τους εκ των προτέρων σχετικά με αυτό και πείτε τους τα δεδομένα που χρειάζεστε για αυτό (όνομα, θέση, στοιχεία διαβατηρίου κ.λπ.). Προετοιμάστε προκριματικά σήματα για όλους τους συμμετέχοντες και κάρτες που θα τοποθετηθούν στα τραπέζια αναφέροντας τα ονόματα και τους τίτλους των ομιλητών. Εάν η συνέντευξη τύπου έχει προγραμματιστεί για αρκετό καιρό, βεβαιωθείτε ότι οι συνθήκες για τους συμμετέχοντες είναι άνετες: ένας μπουφές με ποτά και σνακ, αίθουσες καπνιστών και τουαλέτες, χρονοδιάγραμμα για διαλείμματα ανάπαυσης.
Βήμα 6
Μετά τη συνέντευξη τύπου, φροντίστε να επικοινωνήσετε με τα συντακτικά γραφεία των μέσων ενημέρωσης που παρευρίσκονται και να ρωτήσετε για το υλικό που δημιουργήθηκε ως αποτέλεσμα αυτού. Ζητήστε αντίγραφα δημοσιεύσεων εάν δεν είχαν συμφωνηθεί προηγουμένως.
