Η διοργάνωση ενός συνεδρίου είναι μια διαδικασία που πρέπει να διατεθεί τουλάχιστον τρεις μήνες. Φυσικά, η ιστορία γνωρίζει πολλά παραδείγματα επιτυχημένης προετοιμασίας συνεδρίων σε λίγες μέρες, αλλά για να περάσει η εκδήλωση σύμφωνα με τους κανόνες, διαρκεί τουλάχιστον τρεις μήνες.
Οδηγίες
Βήμα 1
Πρώτα απ 'όλα, αποφασίστε για το θέμα και τον τύπο του συνεδρίου, ανάλογα με αυτό, η αίθουσα θα επιλεγεί στο μέλλον και θα διαμορφωθεί το πρόγραμμα της εκδήλωσης.
Βήμα 2
Το επόμενο θέμα είναι το πρόγραμμα των παραστάσεων και όλα όσα σχετίζονται με αυτό. Αποφασίστε για την ώρα του συνεδρίου, τον αριθμό των συμμετεχόντων, τον αριθμό των διαλειμμάτων, τις ώρες έναρξης και λήξης του συνεδρίου. Συντονίστε με τα ηχεία το χρονοδιάγραμμά τους.
Βήμα 3
Νοικιάστε μια αίθουσα με βάση το τι πρέπει να εκτελέσετε. Θα πρέπει να είναι αρκετά ευρύχωρο και άνετο για να φιλοξενήσει τους συμμετέχοντες, ο αριθμός των οποίων αναφέρθηκε στο προηγούμενο βήμα. Η αίθουσα πρέπει να είναι εξοπλισμένη με έναν προβολέα ή μια οθόνη πλάσματος, καθώς και ένα βήμα για τα ηχεία.
Βήμα 4
Ξεκινήστε την πρόσληψη συμμετεχόντων τουλάχιστον δυόμισι μήνες πριν από το συνέδριο. Δημιουργήστε προσκλήσεις που περιλαμβάνουν τον τόπο, την ώρα και το όνομα του συνεδρίου, καθώς και σε τι θα αφιερωθεί. Επιτύχετε μια ισορροπία μεταξύ συντομίας και προσβασιμότητας του υλικού που παρουσιάζεται. Ξεκινήστε να καλείτε και να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, να παραδίδετε προσκλήσεις στους πιο σημαντικούς καλεσμένους του συνεδρίου αυτοπροσώπως ή να τις στέλνετε μέσω ταχυδρομείου
Βήμα 5
Όλο το προσωπικό του συνεδρίου πρέπει να έχει σήμα με το επώνυμο, το όνομα και τον τίτλο του στο συνέδριο. Βέλτιστα, η θέση θα πρέπει να είναι η ίδια - "διοργανωτής". Την ημέρα του συνεδρίου, η γενική συνέλευση πρέπει να είναι μία ώρα πριν από την έναρξη της εγγραφής. Τοποθετήστε τους υπαλλήλους στο λόμπι του κτηρίου, στην έξοδο από το ασανσέρ και ούτω καθεξής. Αυτό είναι απαραίτητο εάν πρέπει να κάνετε αρκετές στροφές για να φτάσετε στο γκισέ του check-in.
