Εάν ο οργανισμός σας είναι ή έχει οριστεί υπεύθυνος για τη διεξαγωγή ενός επιστημονικού συνεδρίου, αυτό δεν είναι μόνο μια έντιμη λειτουργία, αλλά και ένα μεγάλο οργανωτικό έργο, στο οποίο πρέπει να ληφθούν υπόψη όλα τα μικρά πράγματα.
Οδηγίες
Βήμα 1
Δημιουργήστε μια οργανωτική επιτροπή του συνεδρίου, η σύνθεση της οποίας θα καθοριστεί κατά σειρά. Ορίστε έναν πρόεδρο για να ηγηθεί και να συντονίσει τα μέλη της επιτροπής. Καθορίστε το χρονοδιάγραμμα της διάσκεψης και τους όρους της επιτροπής που έχει συσταθεί. Στην παραγγελία, σκεφτείτε πώς θα πληρώσετε για τους υπαλλήλους που είναι μέλη της. Στείλτε την ανακοίνωση του συνεδρίου και στο συνημμένο αναφέρετε τις απαιτήσεις για αναφορές, τον όγκο των περιλήψεων και την προθεσμία για την υποβολή τους.
Βήμα 2
Αποφασίστε για τις πηγές χρηματοδότησης, αυτό μπορεί να είναι στοχευμένη χρηματοδότηση από τον προϋπολογισμό, προσελκύοντας χορηγία και κεφάλαια από τους ίδιους τους συμμετέχοντες στο συνέδριο.
Βήμα 3
Στείλτε προσκλήσεις σε όλους τους πιθανούς συμμετέχοντες στο συνέδριο και στο προγραμματισμένο πρόγραμμα του συνεδρίου. Αποφασίστε για τον αριθμό των συμμετεχόντων και των ομιλητών που επιθυμούν να μοιραστούν τις επιστημονικές τους εξελίξεις και τα ερευνητικά τους αποτελέσματα με συναδέλφους. Ρωτήστε τους συμμετέχοντες εάν πρέπει να κλείσουν δωμάτιο ξενοδοχείου και να κάνουν κράτηση.
Βήμα 4
Συμφωνείτε με τον τυπογραφικό οίκο για να δημοσιεύσετε τις περιλήψεις των αναφορών σε ξεχωριστό φυλλάδιο και, εάν είναι απαραίτητο, παραγγείλετε το πρόγραμμα της εκδήλωσης να διανείμει στους συμμετέχοντες, σήματα με τα ονόματά τους, τα αρχικά και το όνομα του οργανισμού.
Βήμα 5
Σύμφωνα με τον αριθμό των συμμετεχόντων, καθορίστε πόσο χώρο χρειάζεστε και ενοικιάστε ένα ειδικό δωμάτιο εξοπλισμένο για τη διοργάνωση εκδηλώσεων αυτού του είδους. Σκεφτείτε τι εξοπλισμό θα χρειαστεί να εξοπλιστεί επιπλέον, ελέγξτε τη διαθεσιμότητα του απαιτούμενου αριθμού καταστημάτων υπολογιστών, οθονών προβολής κ.λπ. Εξετάστε τη λειτουργία του μπουφέ, όπου οι συμμετέχοντες στη συνάντηση μπορούν να έχουν ένα φλιτζάνι καφέ και ένα σνακ κατά τη διάρκεια διαλειμμάτων.
Βήμα 6
Σκεφτείτε το πρόγραμμα του συνεδρίου, εάν είναι απαραίτητο, διαιρέστε το σε ενότητες. Σκεφτείτε πού μπορούν να κρατηθούν τέτοια τμήματα. Σκεφτείτε τις ομιλίες των προσκεκλημένων του συνεδρίου, των διοργανωτών και των συμμετεχόντων στο πρόγραμμα. Παραγγείλετε χαρτικά για συμμετέχοντες στο συνέδριο - σήματα, σημειωματάρια και στυλό είναι στάνταρ.
Βήμα 7
Δημιουργήστε πακέτα εγγράφων, διαφημιστικό υλικό και χαρτικά που θα διανεμηθούν στους συμμετέχοντες στο συνέδριο μαζί με εμβλήματα.
