Το αρχειακό έργο προέκυψε σε σχέση με την ανάγκη για συσσώρευση, συστηματοποίηση και αποθήκευση πληροφοριών. Αλλά πρώτα απ 'όλα, τα αρχεία δημιουργήθηκαν για να καλύψουν τις ανάγκες των αρχών και των πολιτών στη λήψη των χαμένων πληροφοριών, που διατηρούνται προσεκτικά στο αρχείο. Όταν είναι απαραίτητο να αποκατασταθούν πληροφορίες σχετικά με συγγενείς, πληροφορίες κοινωνικο-νομικής ή άλλης φύσης, είναι απαραίτητο να γράψετε ένα αίτημα στο κατάλληλο αρχείο.
Οδηγίες
Βήμα 1
Τα αρχεία έχουν ορισμένους κανόνες για την επεξεργασία αιτημάτων από πολίτες, νομικά πρόσωπα και αρχές, επομένως το κλειδί της επιτυχίας είναι να ακολουθούν απλούς κανόνες. Πρώτον, το αίτημα πρέπει να περιέχει πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα. Για ένα άτομο, αυτό είναι το επώνυμο, το όνομα και το πατρώνυμο, για έναν οργανισμό - το όνομα και τα στοιχεία αναγνώρισης.
Βήμα 2
Δεύτερον, στο κείμενο της αίτησης, πρέπει να αναφέρετε τη διεύθυνση επιστροφής σας, διαφορετικά οι αρχειοθέτες δεν θα μπορούν να σας στείλουν απάντηση.
Βήμα 3
Τρίτον, είναι απαραίτητο να διατυπώσετε την ερώτησή σας όσο το δυνατόν σαφέστερα. Εάν σκοπεύετε να συλλέξετε πληροφορίες για τους προγόνους σας, δεν χρειάζεται να περιγράψετε λεπτομερώς το ιστορικό της οικογένειάς σας. Δεν υπάρχει ανάγκη διατύπωσης ασαφών επιθυμιών · πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη διατύπωση της ερώτησης. Το γεγονός είναι ότι σύμφωνα με τους κανόνες για την εργασία με προσφυγές και αιτήματα πολιτών και οργανώσεων, το αίτημά σας θα μεταβεί καταρχάς στο κεφάλι του αρχείου για εξέταση. Ο επικεφαλής θα καθορίσει την ταξινόμηση του ζητήματος: γενεαλογικό, θεματικό ή κοινωνικο-νομικό. Με βάση τη φύση του αιτήματος, ο διαχειριστής αρχείων θα το μεταφέρει στο κατάλληλο τμήμα για εκτέλεση. Είναι σαφές ότι όσο πιο αόριστη είναι η διατύπωση, τόσο πιο πιθανό είναι να προσδιορίσει εσφαλμένα τη φύση του αιτήματος και το διορισμό του εκτελεστή του. Το αίτημα θα "περπατήσει" από τμήμα σε τμήμα και στο μεταξύ θα περιμένετε μια απάντηση.
Βήμα 4
Τέλος, είναι απαραίτητο να καθοριστεί το εύρος των ζητούμενων πληροφοριών, για παράδειγμα, χρονολογικές ή εδαφικές. Είναι άχρηστο να ζητήσετε να βρείτε όλα τα ονόματά σας, πρέπει να υποδείξετε τη χρονολογική περίοδο και τα εδαφικά όρια για την εύρεση των συγγενών σας.
