Κατά την επικοινωνία με ορισμένους οργανισμούς, χρησιμοποιούνται γράμματα της καθιερωμένης μορφής. Σε τέτοιες περιπτώσεις, εκδίδονται πρότυπα επιστολών κατόπιν αιτήματος. Εάν δεν υπάρχει ανεπτυγμένη μορφή, το γράμμα συντάσσεται σε οποιαδήποτε μορφή, λαμβάνοντας υπόψη ορισμένες από τις αποχρώσεις.
Οδηγίες
Βήμα 1
Δημιουργήστε μια κεφαλή επιστολών.
Μπορείτε να καθορίσετε τις ακόλουθες πληροφορίες - τη θέση και το όνομα του παραλήπτη, τη θέση και το όνομα του αποστολέα, την οργάνωση του αποστολέα και τον αριθμό τηλεφώνου επικοινωνίας του αποστολέα. Εάν ο αποστολέας βρίσκεται σε άλλη πόλη, μπορείτε να καθορίσετε την πλήρη ταχυδρομική διεύθυνση. Η κεφαλίδα βρίσκεται συνήθως στη δεξιά πλευρά της σελίδας.
Βήμα 2
Δηλώστε την ουσία της επιστολής και δώστε τυχόν απαραίτητα σχόλια.
Προσπαθήστε να διατυπώσετε την κύρια ιδέα σε δύο ή τρεις προτάσεις. Και μετά σχολιάστε το και γράψτε με περισσότερες λεπτομέρειες, εάν είναι απαραίτητο. Σε επαγγελματικές επιστολές, είναι επιθυμητό να τοποθετήσετε γεγονότα, αριθμούς, χωρίς συναισθήματα. Οι επιστολές με προσωπική πινελιά πρέπει να αντικατοπτρίζουν προσωπικές εμπειρίες.
Βήμα 3
Εισαγάγετε την ημερομηνία και υπογράψτε το γράμμα.
Εάν είναι απαραίτητο, εξηγήστε την αρχή σας βάσει της οποίας γράφτηκε η επιστολή. Μια τέτοια βάση μπορεί να είναι πληρεξούσιο.
Βήμα 4
Τοποθετήστε επεξηγηματικά γραφήματα, πίνακες, σχήματα σε ξεχωριστό φύλλο.
Μην περιμένετε από τον παραλήπτη να ζητήσει πρόσθετες πληροφορίες. Μπορεί να μην έχετε δεύτερη ευκαιρία να κάνετε μια σημαντική ερώτηση. Επομένως, σε μια συνοπτική μορφή, δώστε όλες τις απαραίτητες αποχρώσεις.
Βήμα 5
Πριν από την αποστολή, φροντίστε να διαβάσετε το email δυνατά για να ακούσει κάποιος. Ρωτήστε τον βοηθό πώς κατάλαβε την ουσία της επιστολής. Εάν τα λόγια του δεν συμπίπτουν με το σκοπό του μηνύματός σας, είναι λογικό να διατυπώσετε το γράμμα διαφορετικά, επειδή ο παραλήπτης μπορεί επίσης να μην καταλάβει το πιο σημαντικό πράγμα από την άποψή σας.
