Οι κάρτες πληροφοριών είναι μια παλιά εφεύρεση, χωρίς την οποία είναι πρακτικά αδύνατο να γράψετε ένα βιβλίο ή να πραγματοποιήσετε επιστημονική έρευνα σήμερα. Το κλειδί για την αποτελεσματική δημιουργική εργασία είναι καλά οργανωμένη και καλά δομημένη πληροφορία. Με την έλευση των ηλεκτρονικών μέσων αποθήκευσης και επεξεργασίας πληροφοριών, έχουν προκύψει νέες ευκαιρίες για τη συλλογή και τη διατήρηση ενός ευρετηρίου προσωπικών καρτών, αλλά οι γενικές αρχές οργάνωσης πληροφοριών δεν έχουν αλλάξει.
Οδηγίες
Βήμα 1
Προσδιορίστε τη μορφή αποθήκευσης πληροφοριών που είναι κατάλληλη για εσάς. Μια μονάδα αποθήκευσης μπορεί να είναι ένα ψαλίδισμα εφημερίδων ή περιοδικών, μια ειδική κάρτα, ένα φύλλο χαρτιού, ένα σημειωματάριο, ένα περιοδικό, μια σύνοψη, ένα αρχείο κειμένου. Η φυσική εφαρμογή του φακέλου αρχειοθέτησης μπορεί να είναι διαφορετική: ένας φάκελος για χαρτιά, ένα σημειωματάριο, ένα συρτάρι για κάρτες, ένα σύνολο ηλεκτρονικών φακέλων και αρχείων.
Βήμα 2
Μία από τις βασικές προϋποθέσεις για μια κάρτα είναι η ευκολία αντίληψης του κειμένου. Οι σημειώσεις στις κάρτες μπορούν να διατηρηθούν σε καθαρό χειρόγραφο, να πληκτρολογηθούν, να πληκτρολογηθούν σε πληκτρολόγιο υπολογιστή και στη συνέχεια να εκτυπωθούν ή να αποθηκευτούν σε ένα αρχείο.
Βήμα 3
Για ένα ντουλάπι αρχειοθέτησης, φτιαγμένο με τη μορφή φακέλων, που αποθηκεύει εκτυπωμένο ή κομμένο υλικό, φτιάξτε ένα ειδικό ράφι ή χρησιμοποιήστε πολλά ράφια τοίχου. Κάθε φάκελος πρέπει να περιέχει υλικό σε ένα συγκεκριμένο θέμα και το θέμα πρέπει να αναφέρεται στην μπροστινή πλευρά του φακέλου και στη σπονδυλική στήλη του. Ένα τέτοιο ντουλάπι αρχειοθέτησης πρέπει να παρέχει τη δυνατότητα εύρεσης των πληροφοριών που χρειάζεστε γρήγορα.
Βήμα 4
Εάν σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε τυπικές κάρτες βιβλιοθήκης, δημιουργήστε ένα ειδικό κουτί που ταιριάζει στις κάρτες. Καθώς το υλικό συσσωρεύεται και αυξάνεται το ταμείο πληροφοριών, ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε ένα ειδικό ντουλάπι, όπως αυτά που έχουν δημιουργηθεί για καταλόγους βιβλιοθηκών. Το πλεονέκτημα αυτού του τύπου αρχειοθήκης είναι η ευκολία χρήσης και η πρόσβαση σε πληροφορίες. Το μειονέκτημα είναι η μικρή ποσότητα πληροφοριών που μπορούν να χωρέσουν στην κάρτα.
Βήμα 5
Προβλέψτε τη δημιουργία ενός είδους προκαταρκτικού συσσωρευτή. Σε αυτήν την περίπτωση, οποιεσδήποτε πληροφορίες θέλετε, πηγαίνουν στη μονάδα χωρίς προκαταρκτική ταξινόμηση. Αναθεωρείτε περιοδικά τη μονάδα δίσκου, ελέγχετε τα υλικά και τα τοποθετείτε σε θεματικούς φακέλους. Εάν οι πληροφορίες πρέπει να τοποθετηθούν σε φακέλους με διαφορετικά θέματα, δημιουργήστε ένα αντίγραφο αυτών.
Βήμα 6
Εξετάστε μια άλλη επιλογή για τη διατήρηση ενός αρχειοθήκη (χωρίς προηγούμενη συσσώρευση). Σε αυτήν την περίπτωση, τα αποκόμματα επικολλούνται στο σημειωματάριο μόλις επιλεγούν. Κάθε κάρτα λαμβάνει δύο αριθμούς: τον αριθμό του σημειωματάριου και τον σειριακό αριθμό του ενημερωτικού μηνύματος στο σημειωματάριο. Παράλληλα, σχηματίζεται ένα ελαστικό στοιχείο. γράψτε τους αριθμούς των καρτών και τα θέματα τους σε αυτό. Αποθηκεύστε μεγάλα έντυπα υλικά σε ξεχωριστούς φακέλους και γράψτε μόνο ένα σύντομο μήνυμα και έναν σύνδεσμο προς τον αντίστοιχο φάκελο σε ένα σημειωματάριο.
Βήμα 7
Η διατήρηση ενός ηλεκτρονικού γραφείου αρχειοθέτησης είναι απαλλαγμένη από πολλά μειονεκτήματα που έχουν οι χάρτινες κάρτες. Οι τεχνολογίες υπολογιστών καθιστούν δυνατή τη δημιουργία βάσης δεδομένων για διάφορους λόγους και τη δομή του υλικού ανά θέμα. Προϋπόθεση για ένα ηλεκτρονικό ταμείο πληροφοριών είναι η δημιουργία ενός διπλού αρχείου, το οποίο θα πρέπει να μεταφερθεί σε αφαιρούμενα μέσα. Σε αυτήν την περίπτωση, μειώνεται ο κίνδυνος απώλειας πληροφοριών εάν έχει υποστεί ζημιά ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή.
