Σε οποιοδήποτε γραφείο και στην παραγωγή, οι εργαζόμενοι συχνά εργάζονται με διάφορα είδη εγγράφων, επομένως η δυνατότητα σύνταξης επίσημων, επιχειρηματικών εγγράφων είναι απαραίτητη για όλους. Ταυτόχρονα, υπάρχουν γενικές απαιτήσεις που πρέπει να τηρούνται κατά τη σύνταξη οποιουδήποτε εγγράφου - επαγγελματική επιστολή, παραγγελία, θέση, οδηγίες κ.λπ.
Οδηγίες
Βήμα 1
Ξεκινήστε τη σύνταξη του εγγράφου διευκρινίζοντας τη σκοπιμότητά του και το εύρος των ζητημάτων που πρέπει να επιλυθούν. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τον τύπο του εγγράφου και τη μορφή του, που καθορίζουν σε μεγάλο βαθμό τη φύση και το στυλ παρουσίασης του περιεχομένου του.
Βήμα 2
Ελέγξτε τους νόμους και κανονισμούς της κυβέρνησης και των οργανισμών που διέπουν τον τρόπο αντιμετώπισης αυτών των ζητημάτων. Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό στάδιο, δείχνοντας τον αλφαβητισμό σας και σας επιτρέπει να συντάξετε ένα έγγραφο που να ανταποκρίνεται πλήρως στην καθιερωμένη διαδικασία επεξεργασίας και επίλυσης προβλημάτων εργασίας. Αυτό θα βοηθήσει επίσης στον προσδιορισμό του παραλήπτη, του φορέα έγκρισης και συντονισμού και θα διασφαλίσει ότι το περιεχόμενο αυτού του εγγράφου και η μορφή αρμοδιοτήτων αυτού του οργανισμού.
Βήμα 3
Μελετήστε τα κείμενα των διοικητικών και κανονιστικών εγγράφων, ώστε το έγγραφο που συντάσσεται να μην έρχεται σε αντίθεση με αυτά, να μην τα αντιγράφετε. Για αυτό, είναι απαραίτητο να υπάρχει ηλεκτρονική βάση δεδομένων τέτοιων εγγράφων.
Βήμα 4
Συγκεντρώστε πληροφορίες σχετικά με τα πλεονεκτήματα των προς επίλυση ζητημάτων, συντάξτε ένα σχέδιο εγγράφου. Κατά τη σύνταξη, χρησιμοποιήστε κείμενα μεμβράνης και τυπικές φράσεις και εκφράσεις που χρησιμοποιούνται παραδοσιακά σε επαγγελματικά έγγραφα. Εξερευνήστε άλλα έγγραφα που έχουν αναπτυχθεί στον οργανισμό σας ή στο σύστημα ομότιμων επιχειρήσεων και λάβετε ως βάση το στυλ γραφής τους.
Βήμα 5
Το κύριο κείμενο του εγγράφου έχει ως στόχο να προκαλέσει κάποια ενέργεια, να πείσει. Πρέπει να είναι λογικό και λογικό. Η διατύπωση πρέπει να τηρείται αυστηρά με νομικούς όρους. Καταρχάς είναι οι απαιτήσεις για την αξιοπιστία και την αντικειμενικότητα των πληροφοριών που παρουσιάζονται. Το κείμενο πρέπει να είναι ακριβές και όσο το δυνατόν πιο ενημερωτικό και συνοπτικό. Φυσικά, δεν πρέπει να υπάρχουν γραμματικά, σημεία στίξης ή στυλιστικά λάθη. Σε περίπτωση που σε ένα έγγραφο αναφέρετε πληροφορίες που περιέχονται σε άλλη πηγή ή έγγραφο, πρέπει να υποδείξετε όλη την έξοδο του.
Βήμα 6
Επεξεργαστείτε το προσχέδιο εγγράφου και συντονίστε το με τα άτομα που είναι εξουσιοδοτημένα να το πράξουν. Μετά από αυτό, συντάξτε το έγγραφο σύμφωνα με τους αποδεκτούς κανόνες και υπογράψτε το.
