Η ενεργός κοινωνική και επιχειρηματική ζωή μας συνδέεται συχνά με τη συμμετοχή σε διάφορα είδη συναντήσεων - είτε πρόκειται για συνεδρίαση μετόχων, γενική συνέλευση μελών συνεταιρισμού, HOA ή άλλες δημόσιες συναντήσεις. Ο ρόλος αυτών των συναντήσεων είναι η επίλυση και η τεκμηρίωση ζωτικών ζητημάτων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες δημόσιων οργανισμών ή νομικών προσώπων. Ο σωστός προβληματισμός στα έγγραφα των αποφάσεων που ελήφθησαν κατά τη συνεδρίαση επιβεβαιώνει τη νομιμότητά τους και αποτελεί νομικό έγγραφο.
Οδηγίες
Βήμα 1
Για να συντάξετε τα πρακτικά της συνεδρίασης, χρησιμοποιήστε τυπικά φύλλα χαρτιού Α4. Ο τίτλος των πρακτικών πρέπει να περιέχει τον τίτλο του εγγράφου και ένα εισαγωγικό μέρος που να αντικατοπτρίζει τον λόγο για τον οποίο πραγματοποιήθηκε η συνάντηση πολιτών ή μετόχων.
Βήμα 2
Στην επικεφαλίδα, αναφέρετε την ημερομηνία της συνάντησης και τη διεύθυνση στην οποία πραγματοποιήθηκε, καθώς και τον αριθμό των ατόμων που παρευρίσκονται Εάν οι παρόντες σημείωσαν τη συμμετοχή τους σύμφωνα με το φύλλο εγγραφής, τότε αυτό πρέπει επίσης να αντικατοπτρίζεται στο πρωτόκολλο. Αντανακλάστε τη μορφή της συνάντησης: με προκαταρκτική έρευνα, με ιδιωτική παραγγελία με προσωπική παρουσία ή χρησιμοποιώντας μια συνδυασμένη μορφή συμμετοχής.
Βήμα 3
Αναφέρετε τα επώνυμα, τα ονόματα και τα πανηγύρια του προέδρου και του γραμματέα που εκλέχθηκαν από τη συνεδρίαση, αντικατοπτρίστε τον αριθμό των ψήφων υπέρ, κατά και απείχε από την υποψηφιότητα.
Βήμα 4
Περιγράψτε τη λίστα των θεμάτων στην ημερήσια διάταξη, ξεκινώντας από τα πιο πιεστικά, αριθμήστε τα και αρχεία ομιλιών, συζητήσεων και ψηφοφορίας για κάθε θέμα, ξεκινήστε με τον αριθμό του. Κατά την καταγραφή των ομιλιών, είναι απαραίτητο να αναφερθεί μόνο η κύρια ουσία της παρουσιαζόμενης έκθεσης. Θα πρέπει να δηλώνεται συνοπτικά, αλλά σε μορφή που να αποκλείει την ασάφεια. Εάν είναι απαραίτητο, το κείμενο της ομιλίας μπορεί να επισυναφθεί στα πρακτικά. Όλες οι παρατηρήσεις και οι παρατηρήσεις που σχετίζονται με την ουσία της ομιλίας πρέπει να αναφέρονται με την ένδειξη των ονομάτων.
Βήμα 5
Το αρχείο για κάθε τεύχος πρέπει να τελειώνει με μια απόφαση που λαμβάνεται με ένδειξη των αποτελεσμάτων των ψηφοφοριών. Μετά το κείμενο της συζήτησης όλων των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, αναφέρετε ότι η γενική απόφαση της συνεδρίασης κηρύχθηκε κλειστή.
Βήμα 6
Υπογράψτε τα πρακτικά από τον πρόεδρο και γραμματέα της συνεδρίασης και υποβάλετε τα στον οργανισμό σας ή στον πρόεδρό της.
