Στη σύγχρονη κοινωνία, όταν εκτιμάται κάθε λεπτό του χρόνου, οι τηλεφωνικές συνομιλίες έχουν γίνει η πιο κοινή μορφή επικοινωνίας μεταξύ των ανθρώπων. Φίλοι και γνωστοί, συγγενείς και φίλοι επικοινωνούν με τη βοήθεια τηλεφωνικών επικοινωνιών, διεξάγονται επιχειρηματικές διαπραγματεύσεις. Πώς να μιλήσετε σωστά στο τηλέφωνο;
Οι βασικοί κανόνες που πρέπει να ακολουθούνται όταν μιλάτε στο τηλέφωνο πρέπει να είναι οι ίδιοι για όλους τους υπαλλήλους:
- Απαντήστε σε όλες τις εισερχόμενες κλήσεις.
- Σηκώστε το τηλέφωνο αμέσως μετά την κλήση, χωρίς να αναγκάσετε τον πελάτη να καλέσει την εγκατάσταση για ώρες.
- Όταν απαντάτε σε μια κλήση, μην ξεχάσετε να πείτε το χαιρετισμό σας, να ονομάσετε τον οργανισμό και να εισαγάγετε τον εαυτό σας.
- Εάν ο καλών δεν γνωρίζει τον εαυτό του, μάθετε ευγενικά το όνομα και την πατρονική με τη φράση: "Πώς μπορώ να επικοινωνήσω μαζί σας;"
- Πρέπει να μιλήσετε σωστά στο τηλέφωνο, προσπαθώντας να μην επιτρέψετε φράσεις στη συνομιλία: "Τι χρειάζεστε", "Δεν υπάρχει κανένας", "Δεν ξέρω τίποτα." Αυτό υπονομεύει το κύρος του ιδρύματος και προκαλεί μια διφορούμενη στάση απέναντι στους υπαλλήλους, κάνοντάς τους να αμφιβάλλουν για την επαγγελματική τους ικανότητα.
- Παρακολουθήστε την προφορά, τον τονισμό και τον ρυθμό ομιλίας σας, διασφαλίζοντας ότι ο καλών σας κατανοεί καλά.
- Εάν κατά τη διάρκεια μιας τηλεφωνικής συνομιλίας η δεύτερη τηλεφωνική γραμμή είναι ενεργοποιημένη, τότε πρέπει να ζητήσετε συγγνώμη στον πρώτο συνδρομητή, σηκώστε τον δέκτη και ενημερώστε τον δεύτερο συνδρομητή ότι είστε απασχολημένος. Φροντίστε να τον ρωτήσετε εάν θα το περιμένει ή αν θα τον καλέσετε αργότερα. Μόνο τότε συνεχίστε τη συνομιλία με τον πρώτο συνδρομητή.
- Εάν ο καλών ζητήσει έναν υπάλληλο που απουσιάζει αυτήν τη στιγμή, φροντίστε να ζητήσετε συγγνώμη και να προσδιορίσετε την ώρα που θα βρίσκεται στο χώρο εργασίας.
- Ακούστε προσεκτικά τον συνδρομητή, προσπαθήστε να μην διακόψετε ή να συζητήσετε μαζί του. Αυτός είναι ο καλύτερος τρόπος για να λάβετε τις απαραίτητες πληροφορίες από τον συνομιλητή.
- Στο τέλος της συνομιλίας, σας ευχαριστώ για την κλήση.
Υπάρχουν λεπτότητες κατά τη διεξαγωγή τηλεφωνικών συνομιλιών με φίλους και συγγενείς. Μην ξεχνάτε τους κανόνες καλής φόρμας. Πριν από την ίδια τη συζήτηση, οι ψυχολόγοι προτείνουν να κάνουν μία ή δύο εισαγωγικές προτάσεις και μόνο τότε να συνεχίσουν τη συνομιλία. Ρωτήστε έναν φίλο εάν έχει ελεύθερο χρόνο για να μιλήσει στο τηλέφωνο. Σύμφωνα με την εθιμοτυπία, η συνομιλία πρέπει να σταματήσει από αυτόν που κάλεσε.
Εάν ακολουθείτε αυτές τις απλές οδηγίες, τότε οι τηλεφωνικές κλήσεις θα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να επικοινωνείτε με πολλά άτομα.
